一些任务管理心得

没有深入了解过 GTD，没有看过任何关于任务管理/项目管理/知识管理类的书籍，我的心得基本来自网上的经验分享和自身总结，比较简单粗糙，但实用也易上手。

首先，你需要一个收集箱 inbox，存放你所有接到的任务，来一个就放一个，全都放这里，设定一个你觉得合适的执行时间。

然后，建立分类，例如生活、工作、旅行、购物、兼职、公共事务、其他。无论维度高低、颗粒度粗细，把你接到的任务全部分门别类。分类可以是文件夹式的，也可以是标签式的，也可以混合起来，看你喜好或你使用的工具支持哪种方式。

最后，建立过滤（filter），也就是根据分类特征再分类的规则。完成前述两步后，一个任务的元数据（metadata）至少有两条，一个是时间，另一个是分类。现在就可以根据这两条元数据建立规则，例如「今天的工作」、「下周的工作」、「未设置时间的任务与兼职工作」。

这是一个纯粹的方法论，适用于市面上绝大多数的主流任务管理应用。免费的 Reminders app，收费的 Things，订阅制的滴答清单、Todoist，以及功能强大但昂贵的 OmniFocus，都能实现上述工作流。

一些功能相对简单的任务管理应用，例如微软的 Todo，只支持内置的过滤规则，不支持自定义过滤，但也够用。

我自己折腾过不少任务管理工具，此前还实践过用纯文本作为任务管理方法，并用快捷指令实现了一些自动化功能，但这一切都在我误删除其中一个核心快捷指令后作罢（我无法复原的东西终究不属于我）。

现在我就用 Reminders app 实践上述工作流，基本适配，只有3处缺憾。

其一是过滤规则的分类维度不能重复设置。例如，你在规则 1 选择了标签，在规则 2 中就不能再选标签，只能选时间、列表、优先级等其他选项。

其二是交互界面。苹果设计的界面虽然好看，但着实不好用。例如要设置循环任务，只能点右边的感叹号，进入次级菜单设置，效率很低。而且这个次级菜单面积较小，所有元素都需要精确点击，每次进去我都很紧张，怕点错位置。

其三是无法全局快捷创建新任务。这一点可以用快捷指令稍加补足，我自己创建了一个快捷指令，支持自然语言分析，例如我输入「今晚 8 点洗衣服」，他会自动识别今晚 8 点是 2 月 25 日 20:00，并设置这一时间的提醒。搭配 Alfred 使用非常丝滑。

快捷指令点击这里获取。